留学服务中心档案怎么寄？寄送流程详解

留学服务中心档案寄送流程详解

一、档案的重要性与存放必要性

人事档案是记录个人学习经历、政治面貌、家庭背景等重要信息的历史材料，对留学生未来回国就业、落户、职称评定等具有关键作用。根据教育部留学服务中心（以下简称“留服中心”）规定，自费出国留学人员需在离境前将档案存放至具备资质的机构，而留服中心作为国家级档案管理机构，提供全程在线服务，确保档案安全。

二、服务对象与受理范围

适用人群：

国内高校毕业后直接赴国（境）外攻读学位的毕业生（无工作经历）；

国内高校在读期间退学赴国（境）外留学的学生；

国内高中毕业后直接出国留学的学生。
不适用情况：国家公派留学人员、博士后研究人员、已结束学业回国者。

三、档案寄送全流程

步骤1：在线申请调档通知单

登录留服中心网上服务大厅（），注册账号并完成实名认证。

进入“出国（境）存档”栏目，填写个人信息并上传材料：

身份证正反面扫描件；

护照首页及签证页；

国（境）外院校录取通知书（非英文材料需正规翻译件）；

高中/大学毕业证书（如适用）。

提交申请后，留服中心将在5个工作日内审核，通过后系统生成电子版调档通知单。

步骤2：档案转递方式

机要通信：由原档案所在单位通过机要渠道寄送（仅限公对公转递）。

EMS特快专递：需将调档通知单回执联粘贴于密封档案袋封面，邮寄至以下地址：
北京市海淀区北四环西路56号辉煌时代大厦6层 留学人员档案管理处（邮编：100080）。
严禁：个人自带档案或使用同城快递。

步骤3：档案审核与存档
留服中心收到档案后，将核查材料完整性并通知申请人。审核通过后，档案正式存入系统，申请人可在线查询状态。

四、特殊情况处理

外省（市）存档人员：需额外提交《存档人员登记表》、签证复印件及银行汇款凭证（档案管理费720元/三年）。

党员材料：党组织关系不接收，但入党志愿书等需放入人事档案。

高中无档案：初中毕业直接留学者需咨询户籍地档案机构新建档案。

五、注意事项

档案必须密封且标注调档回执，否则将被退回。

保持通讯畅通，及时查收邮件/短信通知。

2024年起，部分高校支持直接转档至留服中心，无需经户籍地中转。

相关问答

1. 档案存放在留服中心收费吗？
答：自2015年1月1日起，档案保管费已取消，完全免费。

2. 能否通过他人代办档案邮寄？
答：可以。代办人需携带申请人身份证复印件、委托书及调档通知单，通过机要或EMS寄送。

3. 留学期间档案可以存放多久？
答：留服中心提供阶段性存档服务，建议回国后及时转至工作单位或户籍地档案机构。

4. 录取通知书无学位信息怎么办？
答：需补充材料，如美国I-20、澳大利亚COE等，非英文文件需正规翻译。

5. 档案寄出后多久能确认接收？
答：通常需7-15个工作日，可通过留服中心官网或电话（010-62677800）查询进度。

6. 签证过期是否影响存档？
答：需上传过期签证及有效居留卡等替代材料。

通过以上流程，留学生可高效完成档案转递，确保档案安全无忧。如有疑问，建议直接联系留服中心或访问官网获取最新政策。